E-Rechnungen werden ab dem 01.01.2025 gesetzlich neu definiert: Bislang waren es einfache PDF-Dateien. Ab 2025 sind diese PDF-Dateien offiziell nur noch E-Rechnungen, wenn sie einen maschinenlesbaren Anhang haben (Übergangsfristen siehe unten). In der Abrechnung zwischen Firmen werden die neuen E-Rechnungen der gesetzliche Standard.
Deshalb unterstützt autoiXpert seit dem 12.12.2024 den Export von Rechnungen als E-Rechnung (Format "ZUGFeRD").
E-Rechnung aktivieren
Gutachten-Rechnung
E-Rechnungen werden automatisch für Ihre Geschäftskunden aktiviert, die Sie als vorsteuerabzugsberechtigt kennzeichnen oder für die Sie einen Firmennamen eintragen.
Es gibt auch Unternehmer, die weder zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, noch einen Firmennamen haben wie z. B. Ärzte oder Ingenieure. Für diese können Sie die E-Rechnung manuell aktivieren.
Individuelle Rechnung
Für individuelle Rechnungen aktivieren Sie die E-Rechnung manuell:
Zweck der E-Rechnung
Der Hauptzweck der E-Rechnung ist es, die Effizienz durch Automatisierung in der Verarbeitung von Rechnungen zu steigern und manuelle Fehler zu reduzieren.
Technischer Hintergrund: Format ZUGFeRD
ZUGFeRD ist eine PDF-Datei mit einem XML-Anhang im Format XRechnung. XML-Dateien sind für Computer besser zu verstehen als PDFs, weil PDFs Informationen als Bild anzeigen und nicht gut maschinenlesbar übermitteln. Bilderkennung wie OCR oder künstliche Intelligenz funktioniert bei Computern nicht zuverlässig genug für ein so wichtiges Thema wie Rechnungen.
So sieht eine PDF-Datei mit Anhang im Firefox aus:
Google Chrome zeigt keine PDF-Anhänge an. Firefox ist hier die beste Alternative, wenn Sie unter die Haube schauen möchten.
Die XML-Datei sieht beispielsweise so aus:
Die Einführung der E-Rechnung ist ein gesellschaftlich sinnvolles Mammutprojekt. Weil so viele Akteure den umständlich dokumentierten Standard umsetzen müssen, gehen wir davon aus, dass es in der Übergangsphase zu Kompatibilitätsproblemen kommt. Ein Grund könnte z. B. sein, dass ein Buchhaltungssystem eines Kunden die E-Rechnung nicht verarbeiten kann.
Deshalb ist es sinnvoll, dass Sie als Kfz-Sachverständiger die grundlegenden Prinzipien der neuen E-Rechnung kennen. Falls Sie ein technisches Problem mit einem Geschäftspartner feststellen, sprechen Sie uns gerne an. Wir sind bereit, eine gemeinsame Lösung zu finden.
📆 Wichtige Stichtage und Fristen
01.01.25
E-Rechnung wird Standard
Ab diesem Datum ist die E-Rechnung im Geschäftsverkehr der gesetzliche Standard.
Übergangsfrist für B2B-Umsätze
Bis zu diesem Datum dürfen B2B-Umsätze aus 2025 und 2026 weiterhin per Papierrechnung verschickt werden. PDF-Rechnungen ohne eingebettete E-Rechnung nur mit Zustimmung des Empfängers.
Sonderregelung für kleinere Unternehmen
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von maximal 800.000 EUR dürfen für B2B-Umsätze noch Papier- oder PDF-Rechnungen ohne eingebettete E-Rechnung versenden, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt.
Vollständige Umsetzung
Ab diesem Datum müssen alle Firmen E-Rechnungen verschicken.
👨⚖️ Konsequenzen bei Nichteinhaltung
- Rechtliche Konsequenzen: Die Ablehnung der vorgeschriebenen Formate kann zu Verstößen gegen das Umsatzsteuergesetz führen.
- Finanzielle Risiken: Unternehmen könnten Schwierigkeiten bei der steuerlichen Anerkennung der Rechnungen haben, was zu Nachzahlungen oder Bußgeldern führen kann.
👨🎓 Gesetzliche Quellen
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung und die Nutzung von Standards wie ZUGFeRD basieren auf verschiedenen rechtlichen Grundlagen:
- Umsatzsteuergesetz (UStG): § 27 Abs. 38 UStG n. F. regelt die Übergangsfristen und spezifische Anforderungen für elektronische Rechnungen.
- Europäische Norm EN 16931: Diese Norm definiert die Anforderungen an das strukturierte elektronische Format, das von Formaten wie ZUGFeRD erfüllt wird.
Das Bundesministeriums der Finanzen hat eine übersichtliche FAQ-Seite erstellt.
📃 Was muss ich bei der Aufbewahrung beachten?
Elektronische Rechnungen, einschließlich ZUGFeRD-Rechnungen, müssen in dem Format, in dem sie empfangen wurden, digital und revisionssicher gemäß den jeweils aktuell geltenden Rechtsvorschriften (z. B. GoBD) archiviert werden. Die Vorschriften der revisionssicheren Ablage sind ebenfalls Teil unserer Untersuchung.