Wie kann ich Vorlagen für das Anschreiben und E-Mails auswählen & verwalten?
Sie können Anschreibenvorlagen oder Emailvorlagen zu einem KFZ-Gutachten in autoiXpert komplett automatisieren. Damit sparen Sie sich bei jedem Gutachten Zeit für ein aufwändiges Anschreiben und können sich sicher sein, dass auf jedem Anschreiben die gleichen Informationen vorhanden sind.
- Vorhandene Vorlage einfügen
- Vorlage editieren
- Neue Vorlage anlegen
- Vorlage als Standard setzen
- Textbaustein kopieren
Vorlagen verwalten Sie für jeden Empfänger einzeln, damit Sie unabhängig Vorlagen für den Anspruchsteller, die Werkstatt, den Rechtsanwalt, die Versicherung und den Factoring Provider definieren können.
Im Folgenden arbeiten wir mit dem Anschreibentext. Der Prozess ist für die E-Mail-Vorlagen identisch.
Vorhandene Vorlage einfügen
Die Vorlagenübersicht können Sie über einen Klick auf "Vorlage wählen" öffnen.
Doppelklicken Sie auf eine Vorlage, um diese zu übernehmen.
Vorlage editieren
Markieren Sie eine Vorlage in der linken Spalte durch einen Klick. Diese Vorlage können Sie dann bearbeiten, indem Sie den Stift-Icon drücken.
Intelligente Platzhalter ermöglichen es, dass Sie den Anschreibentext nie manuell bearbeiten müssen. Natürlich können Sie jede Vorlage pro Empfänger manuell bearbeiten. Sobald Sie eine Vorlage für ein Gutachten auswählen, fügt autoiXpert die Platzhalter automatisch ein.
Platzhalter beginnen und enden mit einer geschwungenen Klammer "{" und "}". Welche Platzhalter zur Verfügung stehen, zeigt Ihnen autoiXpert mit einem Dropdown-Menü an, sobald Sie die öffnende Klammer "{" tippen. Wenn Sie "{Guta" tippen, filtert autoiXpert und zeigt nur die Platzhalter an, die an der Eigenschaft "Gutachten" hängen, wie z. B. "{Gutachten.Aktenzeichen}".
Eine Vorschau, wie die aktuelle Vorlage mit den ersetzten Platzhaltern des Gutachtens aussehen würde, sehen Sie in der grauen Box unter dem Textfeld.
Ein Klick auf die Schaltfläche "Bearbeitung beenden" speichert die Vorlage.
Einmal eingefügt kann der generierte Anschreibentext angepasst werden, ohne die Vorlage zu verändern. Das kann beispielsweise Sinn machen, wenn man Kunden normalerweise mit "Sie" anspricht, diesen Kunden aber mit "du" ansprechen möchte:
Neue Vorlage anlegen
Wenn Sie eine neue Textvorlage erstellen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
- Im Abschnitt Anschreiben klicken Sie auf Vorlage wählen
- Über die Funktion Neue Vorlage können Sie Ihre individuelle Textvorlage erstellen.
Der Titel ist eine Beschreibung, damit Sie diese Vorlage in der Vorlagenliste identifizieren können. Nur Sie und Ihre Kollegen sehen diesen Titel.
Der Betreff und die Nachricht werden in das Dokument für den Empfänger (Anspruchsteller, Rechtsanwalt, ...) eingefügt.
- Neben einem festen Text können Sie Informationen aus dem jeweiligen Gutachten mit Hilfe von intelligenten Platzhaltern in die Textvorlage einbauen. Platzhalter beginnen und enden mit einer geschwungenen Klammer "{" und "}". Geben Sie dazu einfach eine geschweifte Klammer { ein und Ihnen werden mögliche Parameter vorgeschlagen. Anbei ein paar Beispiele:
- {Gutachten.Aktenzeichen}
- {Gutachten.Typ}
- {Anspruchsteller.Nachname}
- {Anspruchsteller.Briefanrede}
- {Sachverständiger.Nachname}
- Bereits während der Eingabe wird der Ausgabetext in Klartext angezeigt
- Klicken Sie auf Bearbeitung beenden, um den Textbaustein zu speichern
- Beim nächsten Gutachten können Sie die vorhandene Textvorlagen ganz einfach auswählen (siehe Vorhandene Vorlage einfügen) oder Sie setzen die Vorlage als Standard.
Vorlage als Standard setzen
Über das Dreipunktmanü in den Textvorlagen können Sie die Vorlage als Standard für das KFZ-Gutachten / die Reparaturbestätigung setzen
Die von Ihnen gesetzte Standardvorlage erkennen Sie anhand des Symbols in der Textübersicht.
Textbaustein kopieren
Wenn Sie einen Textbaustein in einer leicht abgeänderten Variante benutzen möchte, können Sie den bestehenden Textbaustein kopieren. Über das 3-Punkt-Menü können Sie den Baustein einfach kopieren. Den kopierten Textbaustein können Sie wie gewohnt bearbeiten.
