Fachlicher Hintergrund
In der doppelten Buchführung muss jede Buchung zwei Konten mit einem gleichen Betrag verändern (Soll bzw. Haben). So wird sichergestellt, dass die Bilanz eines Unternehmens immer ausgeglichen ist.
Wenn eine Rechnung gestellt wird, wird der Umsatz in der Regel auf ein Umsatzkonto gebucht (z. B. 8400 im Kontenrahmen SKR03). Außerdem wird der Rechnungsbetrag auf ein Konto mit offenen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen gebucht. Je nach Unternehmensstruktur gibt es dabei für jeden Kunden (=Debitor) ein eigenes Debitorenkonto. Die Nummer des Debitorenkontos wird als Debitorennummer bezeichnet.
Viele Unternehmen haben nur für große Kunden (z. B. Flottenbetreiber, die regelmäßig Gutachten beauftragen) eine eigenes Debitorenkonto. Kunden, die nur unregelmäßig oder einmalig Gutachten in Auftrag geben, können auf ein Sammelkonto (=Sammeldebitor) zusammengefasst werden.
Debitorennummer im Gutachten einfügen
Die Debitorennummer kann beim Anspruchsteller eingefügt werden.
Debitorennummer für Kontakt einfügen
Im Kontaktmanagement kann jedem Kontakt eine Debitorennummer zugewiesen werden. Es können auch mehrere Kontakte dieselbe Debitorennummer haben (z. B. wenn es sich um mehrere Geschäftsbereiche eines Unternehmens handelt).
Debitorennummer für individuelle Rechnungen einfügen
Bei der individuellen Rechnung kann die Debitorennummer direkt beim Kontakt eingegeben werden.
Sammeldebitor einfügen
In den erweiterten Einstellungen des DATEV-Exports kann ein Sammeldebitor angegeben werden.
Diese Nummer wird für alle Rechnungen verwendet, bei denen beim Rechnungsempfänger keine Debitorennummer angegeben ist.