Sie können in autoiXpert eigene Nummernkreise für Rechnungen hinterlegen. Ein Nummernkreis für Gutachten ist auf gleichem Wege einstellbar.
Gehen Sie wie folgt vor:
- Einstellungen aufrufen.
- Gehen Sie zur Kategorie Rechnung.
- Dort können Sie
Muster festlegen
Das Muster kann aus fixen Zeichen und variablen Platzhaltern bestehen. Über das Plus können Sie sich ein Muster zusammenstellen oder ein beliebtes Muster auswählen.
Sie können auf alle Platzhalter (auch eigene Felder) in autoiXpert zugreifen und somit eine individuelle Rechnungsnummer erstellen. Über die geschweifte Klammer {} können Sie auf die Liste der Platzhalter zugreifen.
Gängige Platzhalter sind:
- {#...#} - Eine beliebige Anzahl von Rautezeichen symbolisiert einen einfachen Zähler. Die Zahl der Rautezeichen bestimmt die Zahl der eingefügten Ziffern.
- {JJJJ} - Jahreszahl, z. B. 2024 bei Abruf im Jahr 2024
- {JJ} - Jahreszahl kurz, z. B. 24 bei Abruf im Jahr 2024
- {MM} - Monatszahl, z. B. 01 bei Abruf im Januar
- {DD} - Tageszahl, z. B. 31 bei Abruf am 31. Januar
- {TYP} - Abkürzung des Gutachten-Typs, z.B. HS, BE... usw.
- {INI} - Initialen des KFZ-Gutachters, z.B. SB
- {STO} - Standortkürzel
💡Alternativ können Sie das Muster auch per KI automatisch erstellen lassen – einfach eine bestehende Nummer oder eine kurze Beschreibung eingeben.
Zähler festlegen und zurücksetzen
Im Feld Zähler können Sie den aktuellen Stand der Rechnungsnummer ablesen oder setzen. Sie können den Zähler wie folgt automatisch (1) und auf einen bestimmten Wert (2) zurücksetzen:
- nie
- zu Beginn des Jahres
- zu Beginn des Monats
- zu Beginn der Woche
- täglich
Die Vorschau zeigt Ihnen an, welche Rechnungsnummer als nächstes gezogen wird. Der Zählerstand wird dabei immer um eins erhöht.
Beispiele
- RE-GA01500 - Muster "RE-GA{#####}", Zähler auf 1499 setzen
- 202401-053 - Muster "{JJJJ}{MM}-{###}", Zähler auf 52 setzen
Rechnungskreis koppeln
Um den Rechnungskreis mit dem Aktenzeichen zu koppeln, müssen Sie die Option Rechnungskreis koppeln bei den Einstellung des Aktenzeichens aktivieren. Mehr Details erhalten Sie hier.
Zusätzliche Rechnungsnummern einfügen
Wenn Sie einen alternativen Rechnungsnummernkreis erstellen möchten, können Sie dies über das Plus im Bereich Rechnungsnummer einstellen.
Sobald Sie einen neuen Nummernkreis angelegt haben, können Sie dem bestehenden Nummernkreis einen Standort zuweisen. Ggf. ist es notwendig, dass Sie den alten Standort zuvor entfernen.
Den zweiten Rechnungsnummernkreis können Sie wie gewünscht einstellen. Auch dem neuen Nummernkreis müssen Sie einen oder mehrere Standorte zuweisen.
Nummernkreis entfernen
Um den zusätzlichen Nummernkreis zu entfernen, klicken Sie auf Löschen im jeweiligen 3-Punkt-Menü.
Nummernkreis als Standard setzen
Mit der Funktion "als Standard setzen" wird der gewählte Rechnungskreis für die Standorte aktiviert, die bisher noch keinem Nummernkreis zugeordnet sind. Diese Funktion gilt für Aktenzeichen und Rechnungsnummer.
Rechnungsnummer abrufen
In einem Gutachten fügt autoiXpert anhand des hier vergebenen Musters automatisch die nächste freie Rechnungsnummer ein, sobald Sie auf den Pfeil neben dem entsprechenden Feld klicken.
Manuelle Vergabe von Rechnungsnummern verhindern
Wenn Sie die manuelle Vergabe von freien Rechnungsnummern verhindern möchten, können Sie dies in den Einstellungen vornehmen. Dadurch können anschließend nur noch Rechnungsnummern über den Zählerkreis generiert werden.
Hinweis: Nur Admins können diese Einstellung vornehmen sowie unkorrekte Rechnungsnummern entfernen.
- Gehen Sie in den Einstellungen unter Mein Team auf den Menüpunkt Rechnung.
- Deaktivieren Sie dort den Schieberegler bei Freie Rechnungsnummer.
-
Mit dieser Einstellung können die Rechnungsnummern im Gutachten und bei individuellen Rechnungen nur noch automatisch gezogen werden. Eine manuelle Vergabe ist nicht mehr möglich.