Gutachtennummer / Aktenzeichen einstellen

Sie können in autoiXpert eigene Nummernkreise für Gutachten hinterlegen. Ein Nummernkreis für Rechnungen ist auf gleichem Wege einstellbar.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Einstellungen aufrufen.
2. Gehen Sie zur Kategorie Aktenzeichen.
   
   
   
    
3. Dort können Sie
   • das Aktenzeichen-Muster einstellen,
   • den Zähler festlegen und zurücksetzen,
   • den Rechnungskreis koppeln,
   • zusätzliche Aktenzeichen einfügen,
   • das Aktenzeichen automatisch bei der Anlage des Gutachtens einfügen,
   • das Aktenzeichen im Gutachten abrufen, 
   • die manuelle Vergabe von Aktenzeichen verhindern.

Muster festlegen

Das Muster kann aus fixen Zeichen und variablen Platzhaltern bestehen. Über das Plus können Sie sich ein Muster zusammenstellen oder ein beliebtes Muster auswählen. Fügen Sie beispielsweise den Gutachtentyp hinzu.

Sie können auf alle Platzhalter (auch eigene Felder) in autoiXpert zugreifen und somit ein individuelles Aktenzeichen erstellen. Über die geschweifte Klammer {} können Sie auf die Liste der Platzhalter zugreifen.

Gängige Platzhalter sind:

• {#...#} - Eine beliebige Anzahl von Rautezeichen symbolisiert einen einfachen Zähler. Die Zahl der Rautezeichen bestimmt die Zahl der eingefügten Ziffern.
• {JJJJ} - Jahr (4-stellig), z. B. 2024 bei Abruf im Jahr 2024
• {JJ} - Jahr (2-stellig), z. B. 24 bei Abruf im Jahr 2024
• {MM} - Monat, z. B. 01 bei Abruf im Januar
• {DD} - Tag, z. B. 31 bei Abruf am 31. Januar
• {TYP} - Abkürzung des Gutachten-Typs, z.B. HS, BE... usw.
• {INI} - Initialen des KFZ-Gutachters, z.B. SB
• {STO} - Standortkürzel

💡 Alternativ können Sie das Muster auch per KI automatisch erstellen lassen – einfach eine bestehende Nummer oder eine kurze Beschreibung eingeben.

Zähler festlegen und zurücksetzen

Im Feld Zähler können Sie den aktuellen Stand ablesen oder setzen. Sie können den Aktenzeichen-Zähler wie folgt automatisch (1) und auf einen bestimmten Wert (2) zurücksetzen:

• nie
• zu Beginn des Jahres
• zu Beginn des Monats
• zu Beginn der Woche
• täglich

Das Zurücksetzen auf einen bestimmten Wert (2) kann nützlich sein, um zu kaschieren, wie viele Gutachten Sie schreiben. 

Die Vorschau zeigt Ihnen an, welches Aktenzeichen als nächstes gezogen wird. Der Zählerstand wird dabei immer um eins erhöht.

Beispiele

• GA-01500 - Muster "GA-{#####}", Zähler auf 1499 setzen
• 202412-053 - Muster "{JJJJ}{MM}-{###}", Zähler auf 52 setzen

Rechnungskreis koppeln

Wenn Sie die Rechnungsnummer mit dem Aktenzeichen koppeln möchten, aktivieren Sie Rechnungsnummern koppeln.

Es öffnen sich weitere Optionen, über die Sie festlegen können, welcher Nummernkreis führt. Soll sich die Rechnungsnummer nach dem Aktenzeichen richten oder andersherum?

Aktenzeichen führt

Führt das Aktenzeichen, ist an der Rechnung eindeutig ablesbar, zu welchem Gutachten sie gehört. Dafür existieren keine perfekt fortlaufenden Rechnungsnummern im Unternehmen. Es muss mit Unterzählern oder Suffixen gearbeitet werden. Führt das Aktenzeichen, werden die Einstellungen für die Rechnungsnummer teilweise überschrieben. Freie Rechnungen ohne Gutachtenbezug nutzen weiterhin die Konfiguration der Rechnungsnummer.

Führt das Aktenzeichen, müssen Sie festlegen nach welcher Logik Rechnungsnummern im Gutachten erzeugt werden. Die Nummernvergabe von zusätzlichen Rechnungen, wie z. B. Reparaturbestätigung, Stornos und Stellungnahmen kann individuell definiert werden.

Im autoiXpert-Standard wird für die Honorar-Rechnung die normale Rechnungsnummer herangezogen. Der Unterzähler (R) wird für weitere Rechnungen benutzt. Über die Option Unterzähler ab kann der Unterzähler bereits bei der Honorar-Rechnung zum Einsatz kommen.

Wenn die Storno-Rechnung keinen Unterzähler, sondern ein Suffix erhalten soll, können Sie dies umstellen.

Wählen Sie ein Suffix aus, das der Storno-Rechnung angehängt werden soll (z. B. -Storno oder -S)

Rechnungszähler führt

Führt der Rechnungszähler, können Löcher im Aktenzeichen entstehen, wenn Storno- oder Zweitrechnungen zu einem Vorgang geschrieben werden. Dafür passt das Aktenzeichen immer eins zu eins zur Rechnungsnummer.

Zusätzliche Aktenzeichen einfügen

Um z. B. für weitere Standorte ein anderes Aktenzeichen zu verwenden, können Sie über das Plus einen zusätzlichen Nummernkreis anlegen.

Mit dem zusätzlichen Nummernkreis kommt die Auswahl eines Standortes hinzu. Wählen Sie den Standort aus, für den das Aktenzeichen genutzt werden soll. Mit Klick auf den Stern können Sie das Aktenzeichen als Standard festlegen. 

Aktenzeichen automatisch einfügen

Aktivieren Sie die Option Automatisch einfügen, wenn das Aktenzeichen bei der Anlage eines neuen Vorgangs automatisch gesetzt werden soll.

Aktenzeichen im Gutachten abrufen

In einem Gutachten fügt autoiXpert anhand des hier vergebenen Musters automatisch das nächste freie Aktenzeichen ein, sobald Sie auf den Pfeil neben dem entsprechenden Feld klicken.

Manuelle Vergabe von Aktenzeichen verhindern

Wenn Sie die manuelle Vergabe von freien Aktenzeichen verhindern möchten, können Sie dies in den Einstellungen vornehmen. Dadurch können anschließend nur noch Aktenzeichen über den Zählerkreis generiert werden. 

Hinweis: Nur Admins können diese Einstellung vornehmen sowie unkorrekte Aktenzeichen entfernen. 

1. Gehen Sie in den Einstellungen unter Mein Team auf den Menüpunkt Aktenzeichen. 
2. Deaktivieren Sie dort den Schieberegler bei Freie Aktenzeichen. 
   
   
    
3. Mit dieser Einstellung können die Aktenzeichen im Gutachten unter Unfall & Beteiligte nur noch automatisch gezogen werden. Eine manuelle Vergabe ist nicht mehr möglich.