E-Rechnungen werden ab dem 01.01.2025 im Geschäftsverkehr der gesetzliche Standard. Deshalb wird autoiXpert im 4. Quartal 2024 den Export von Rechnungen als E-Rechnung (Format "ZUGFeRD") unterstützen. Dieser kombiniert eine PDF-Datei mit strukturierten Daten (z. B. XML-Daten), die alle relevanten Rechnungsinformationen enthalten. Dies ermöglicht sowohl die visuelle Darstellung der Rechnung als auch die automatisierte Verarbeitung durch Rechnungssoftware.
Der Hauptzweck der E-Rechnung ist es, die Effizienz zu steigern und Fehler zu reduzieren, die bei der manuellen Verarbeitung von Rechnungen auftreten können.
📆 Wichtige Stichtage und Fristen
- ab dem 01.01.2025 ist die E-Rechnung im Geschäftsverkehr der gesetzliche Standard
- Bis Ende 2026 dürfen B2B-Umsätze aus 2025 und 2026 weiterhin per Papierrechnungen verschickt werden. PDF-Rechnungen ohne eingebettete E-Rechnung dürfen nur übermittelt werden, falls der Rechnungsempfänger zustimmt.
- Bis Ende 2027 dürfen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von maximal 800.000 EUR für B2B-Umsätze Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen ohne eingebettete E-Rechnung versenden. Hat ein Unternehmen einen höheren Vorjahresumsatz, muss eine E-Rechnung verschickt werden.
- Ab dem 01.01.2028 müssen alle Firmen E-Rechnungen verschicken.
👨⚖️ Konsequenzen bei Nichteinhaltung
- Rechtliche Konsequenzen: Die Ablehnung der vorgeschriebenen Formate kann zu Verstößen gegen das Umsatzsteuergesetz führen.
- Finanzielle Risiken: Unternehmen könnten Schwierigkeiten bei der steuerlichen Anerkennung der Rechnungen haben, was zu Nachzahlungen oder Bußgeldern führen kann.
👨🎓 Gesetzliche Quellen
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung und die Nutzung von Standards wie ZUGFeRD basieren auf verschiedenen rechtlichen Grundlagen:
- Umsatzsteuergesetz (UStG): § 27 Abs. 38 UStG n. F. regelt die Übergangsfristen und spezifische Anforderungen für elektronische Rechnungen.
- Europäische Norm EN 16931: Diese Norm definiert die Anforderungen an das strukturierte elektronische Format, das von Formaten wie ZUGFeRD erfüllt wird.
Ein zusammenfassendes Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) liegt als Entwurf vor (Stand: 09.10.2024). Im Quartal 2024.04 soll der Entwurf finalisiert werden.
📃 Was muss ich bei der Aufbewahrung beachten?
Elektronische Rechnungen, einschließlich ZUGFeRD-Rechnungen, müssen in dem Format, in dem sie empfangen wurden, digital und revisionssicher gemäß den jeweils aktuell geltenden Rechtsvorschriften (z.B. GoBD) archiviert werden. Die Vorschriften der revisionssicheren Ablage sind ebenfalls Teil unserer Untersuchung.